Strategi Tata Kelola Administrasi Pada Perguruan Tinggi Berbasis Electronic Records

Abstract

Tata kelola administrasi yang dimaksud dalam penelitian ini adalah cara lembaga mengatur, mengelola, dan menyimpan data/arsip yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan administratif lembaga Perguruan Tinggi, mulai dari tingkat pimpinan sampai ke tingkat mahasiswa. Tata kelola tersebut merupakan kegiatan yang perlu dilakukan secara efektif dan efisien agar dapat menunjang produktivitas perguruan tinggi. Sejauh ini, pengelolaan administrasi di Perguruan Tinggi masih dilakukan secara konvensional. Hal ini terlihat dari banyaknya berkas dan arsip perguruan tinggi yang menumpuk di ruangan dan lemari arsip. Sehingga, untuk mencari kembali dokumen yang telah tersimpan di lemari membutuhkan waktu yang cukup lama, disamping itu harus membongkar semua dokumen yang sudah tersusun sebelumnya. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan menggunakan pendekatan kualitatif, kemudian dirangkaikan dengan Rancangan Penelitian Tindakan (Action Research) ini memanfaatkan data kuantitatif dengan data kualitatif seperti metode campuran yang terfokus pada terapan teknologi. Ternyata penggunaan Electronic Records dalam tata kelola administrasi maupun kegiatan administratif lainnya di Perguruan Tinggi sangat efektif. Seluruh data hasil kegiatan dan arsip tersimpan secara rapi dalam biliknya masing-masing, klasifikasi data tertata, dan pencarian data cukup efisien. Penggunaan Electronic Records yang dapat terkontrol secara sistematis terhadap arsip dinamis sejak saat penciptaan atau penerimaan, pengolahan, distribusi, penataan, penyimpanan, temu balik sampai dengan pemusnahannya. Penerapan Electronic Records pada perguruan tinggi cukup relevan dengan perkembangan dan kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi saat ini, program tersebut menjadi perhatian utama sehingga menjadi bentuk tata kelola administratif secara permanen khususnya di IKIP Mataram